Vorgehensweise

Die Kosten-Nutzen-Analyse sollte möglichst durch mehrere Beschäftigte aus unterschiedlichen Bereichen vorgenommen werden. Dadurch lässt sich ein höheres Maß an Objektivität erreichen. Die Kosten-Nutzen-Analyse lässt sich in mehrere Schritte unterteilen.

1. Problemfeld definieren: Zu Beginn ist es wichtig die gemeinsame Bezugsgröße festzulegen und zu beschreiben.
2. Alternativen feststellen: Anschließend erfolgt eine Auswahl und Festlegung der möglichen Alternativen.
3. Einzelziele beschreiben: Nun werden die einzelnen möglichen Ziele des Zielsystems konkretisiert.
4. Beurteilungskriterien auswählen: In diesem Schritt werden Messkriterien (z. B. Produktinvestition, Platzbedarf, Rohstoffkosten, Personalaufwand, Betriebskosten…) bestimmt, damit die Alternativen auf Kosten und Nutzen bewertet werden können.
5. Bewertungsmaßstäbe festlegen: Danach folgt die Bestimmung der Berechnungsformel zur Festlegung der Kosten-Nutzen der jeweiligen Alternative. Auch die Bewertungsmaßstäbe für die tatsächliche Messung, die auf alle Kriterien anwendbar sind, werden benötigt. Beim direkten und relativen Nutzen stellt die Erfassung der Kosten meist kein Problem dar. Bei sekundären Nutzenarten ist es jedoch schwerer geeignete Kostenwerte zu finden, da beispielsweise immaterielle Vorteile (z. B. Bedienerfreundlichkeit, Wartungsfreiheit…) meist nicht gemessen werden können. Hierbei eignet sich die Nutzwertanalyse.
6. Alternativen bewerten: Bei der Bewertung der einzelnen Alternativen sollte man sich folgende Frage stellen: Wie hoch sind die Kosten zur Realisierung und wie der Nutzen nach der Umsetzung?

Am Ende der Analyse entsteht eine Aufschlüsselung sämtlicher Angaben zu den möglichen anfallenden Kosten, dem eventuellen Nutzen und den prognostizierten Einnahmen. Sie werden zueinander in Verhältnis gesetzt und liefern eine übersichtliche und gut interpretierbare Informationsgrundlage für weitere Entscheidungen (Drews & Hillebrandt 2007, S. 95 ff)